IKT-strategi i HiST

nov/14

12

ISIHIST og OrgIKT er nå avsluttet

Prosjektene ISIHIST og organisering av IKT (OrgIKT) er nå avsluttet.

ISIHIST ble som planlagt avsluttet 31. desember 2014. OrgIKT (organisering av IKT) tok over stafettpinnen 1. januar 2015, og tok for seg bl.a. tjenesteorientering innen IKT-området. ITIL-elementer som tjenestenivåavtale, og organisatoriske elementer som varig forankring av IKT-området i toppledelsen. I tillegg bør spesielt nevnes innføring av et permanent IKT-arkitekturråd i HiST ut fra de gode erfaringene som ble gjort innen prosjektet OrgIKT med en slik funksjon, hvor ulike systemeiere kunne møtes og se felles sak rundt autorative datakilder, integrasjonsmuligheter- og utfordringer m.v.

OrgIKT ble avsluttet per 1. november 2014. Det jobbes nå med ytterligere gevinstrealisering fra dette prosjektet, blant annet gjennom innføring av en selvhjelpsportal basert på Microsoft Service Manager og Cireson Portal (v3!) som har potensiale til å danne en felles kontaktflate mot brukerne av alle IKT-tjenester i HiST.

Ingen emneord

nov/14

12

Fra Lync til Skype for Business

Det er en god stund siden Microsoft kjøpte Skype. Lync har i lang tid støttet direkte kommunikasjon med Skype. Neste fase i Microsofts strategi er nå å arbeide Skype-navnet inn i Lyncsystemet. Skype for Business er det nye navnet på Lync. For oss som har arbeidet iherdig med innføring av Lync er det nesten litt vemodig, nå som verbet “å lynke” har begynt å bli litt innarbeidet :-). Likevel er ordvalget forståelig siden det “å Skype” i alle fall blant de yngre digitale innfødte har blitt et veletablert uttrykk. I dag er å Skype tilnærmet synonymt med å bruke IP-telefoni med den enheten du har med deg – uansett om det er en mobiltelefon, en PC, iPad eller hva det enn måtte være. De som har Office 365 får forhåpentligvis en enkel overgang – her vil Microsoft ta seg av migreringen. De øvrige skal på en relativt enkel måte kunne oppgradere fra Lync til Skype for Business på samme hardware (eller virtuelle maskiner) som de i dag benytter til Lync. Les mer på http://blogs.office.com/2014/11/11/introducing-skype-business/

jan/14

21

Lync 2013 på lufta!

Mandag 20.1.2014 ble Lync 2013 offisielt satt i drift i HiST. Grunnsystemet har vært i prøvedrift i noen måneder allerede, og har blitt tilpasset HiST, testet og justert for å fungere bra sammen med sentralbord og støttesystemer.

Utrulling av klient vil ta noe tid siden utrulling på PC-plattformen skjer når brukerne er avlogget, og når maskina fortsatt står på.

Blant forbedringene med Lync 2013 finner vi:

  • En fullblods webklient med lyd, bilde, tekstmeldinger, skjermdeling osv for Windows og Mac. Vi har ikke rukket å teste om denne fungerer bra for Linux, men det er grunn til å håpe :-)
  • Flere og bedre mobilklienter.
  • Muligheter for kontakt mellom Skype og Lync 2013 med lyd og bilde
  • Vedvarende møterom – som åpner opp for nye anvendelser.
  • Bedre lyd – spesielt ved lokale opptak, som er greit å ha for publisering av småvideoer.
  • Bedre bilde
  • Mer effektiv og standardisert bildekoding (H.264 SVC/AVC)
  • Opptil 5 samtidige deltakere synlig i flerparts videokonferanser.

Systemet virker stabilt, er enklere systemteknisk sett, og klientene har fått nytt utseende og litt endrede interaksjonsformer.

Rom for forbedringer? Selvsagt! Android-klienten bør bli mer stabil. Microsoft bør komme med en mer oppdatert og stabil Mac-klient.

Ingen emneord

jun/13

18

Da er Lync-prosjektet over!

I dag ble sluttrapporten for Lync-prosjektet godkjent av styringsgruppa; og dermed er prosjektet pakket pent ned. Til høsten skal det høstes mer av fruktene i et løp for gevinstrealisering; håper å komme tilbake til det i bloggen da. Og hvordan ble resultatet – egentlig? Bare brukerne kan fortelle!

Brukerundersøkelsen

Resultat av spørreundersøkelse for Lync 2010

Resultat av spørreundersøkelse for Lync 2010

Lync som telefon i arbeidshverdagen er populært med 91% positive og nøytrale, på tross av at ca. 25% av brukerne i HiST har mobiltelefon dekket av høgskolen. Jeg er fristet til å si at Lync dermed sparer mobiltelefonkostnader ved at Lync foretrekkes foran mobiltelefon når den er tilgjengelig.

Det å kunne se opptatt/ledigstatus på kollegaer (presence) er også populært, med 78% positive og nøytrale brukere.

Skjermdeling er også noe som bruker, med det å se på, endre og behandle dokumenter der og da, for å hjelpe andre med bruk av programmer etc. med 62-64% som mener at dette er en nyttig funksjon.

Brukerne ønsker sterk å kunne sende SMS fra Lync; og ønsker å kunne søke opp eksterne telefonnummer. Disse to funksjonene er ikke implementert enda, og brukerundersøkelsen ønsket nettopp å finne ut hvor sterkt dette ønsket er. Så snart gode løsninger er funnet, vil disse to områdene trolig bli lagt til den allerede lange og gode lista over funksjoner i Lync!

En riktig god Lync-sommer til alle sammen; ta med webkamera og del “der og da”-opplevelsen fra stranda, fjellet eller hvor du enn er med dine Lync-kontakter! ;-)

Ingen emneord

mai/13

1

Lync 2010 ett år etter

Nå har HiST hatt Lync i drift i  snart 12 måneder. Her skal jeg forsøke å kort oppsummere noen av erfaringene så langt.

Det fungerer bra å kommunisere Lync-til-Lync

Hovedkonklusjonen er at Lync 2010 i seg selv er et robust system som fungerer godt. Direktesamtaler Lync-Lync mellom to parter i HiST eller mot eksterne Lync-institusjoner fungerer upåklagelig. Det ser ut som at mange av våre leverandører skaffer seg Lync gjennom Office 365. HiST også Lync gjennom Office 365 – i første omgang for studenter, se eget prosjekt for dette. Nytteeffekten av å nå leverandører gjennom Lync er svært god. Samtalene er langt mer effektive nå enn tidligere, siden vi i en slik samtale blander lyd, video, dokumentvisning og chat på en god og effektiv måte. I tillegg ser jeg status på mine kontakter både innenfor og utenom HiST; grønn tyder på at det er håp om å treffe noen hjemme, rødt at vedkommende er opptatt, gult at det kan være muligheter, og grått at det neppe har noen hensikt å forsøke en samtale. Forbindelsen til det offentlige telenettet har dessverre blitt rammet av ett større tilfelle av nedetid fra TDC som er vår leverandør av offentlige teletjenester.

Vellykkede konferansesamtaler krever ressurser-

Konferansesamtaler trenger serverressurser. For en vellykket innomhus-implementasjon er det lurt å ha raske virtuelle maskiner på en god virtualiseringsplattform med et godt underliggende lagringsnett, eller rett og slett fysiske servere med gode disker. Et tregt lagringsnett for virtualiseringsplattformen er drepen for konferansesamtaler, og kan f.eks. føre til brudd i deling av dokumenter, forstyrrelser på lyden og korte heng i bildet. Utomhus-implementasjoner (les: outsourcing) kan også være en vei å gå. Av pris/ lisenseringsmessige årsaker peker Microsoft seg selv ut som den primære leverandøren av  Lync for studenter gjennom skytjenesten Office 365. Her slipper kundene å tenke på skalering av tjenesten. Private nettskyer kan også være et alternativ, f.eks. innen universitets- og høgskolesektoren for å dekke et slikt behov – eller ved et samarbeide høgskoler og universiteter imellom. Kapasitetsstyring er uansett av avgjørende betydning for sanntidstjenester som Lync.

Opplæring, opplæring, opplæring

Dette kan neppe gjentas for ofte :-) Siste måned har HiST gjennomført det vi har kalt “oppmuntringsseminarer” eller fase2-kurs. Disse forsøker å stimulere til å ta i bruk enda flere funksjoner i Lync nå som basisbruken sitter i fingrene. En foreløpig spørreundersøkelse viser at det aller fleste benytter Lync som erstatning for fasttelefonen på sitt kontor. Og gamle vaner er vonde å vende: Ansatte har en tendens til å ringe til telefonnummer slik og slik istedenfor å Lync’e til abonnenten ved å taste inn navnet i Lync-klienten og velge “Lync” som kommunikasjonsform! Oppmuntringsseminarene bidrar til å vende slike inngrodde vaner. Siden Lync også er tilgjengelig fra hjemmekontor er det rimelig å anta at brukskompetansen stimuleres også utenfor kjernearbeidstiden.

Det må stimuleres til effektiv bruk av Lync, slik at HiST oppnår en best mulig gevinstrealisering. Innenfor ISIHIST-programmet er Lync et selvsagt samarbeidsverktøy, slik som under diskusjonen om brukerundersøkelse om IKT-bruk i HiST. Selv om vi som deltok i arbeidet satt på hvert vårt nes (les: på hvert vårt kontor), var det en nytelse å se hvor effektivt vi kunne behandle saken. Vi kunne ss hverandre, dokumentet som ble diskutert (og endret underveis) og sende tekstmeldinger til hele gruppen eller til enkeltmedlemmer i samtalen.

Etterhvert danner det seg en grei møtekultur via Lync hvor både energi, pågangsmot, belønning for innsats og andre mellommenneskelige mekanismer finner sine uttrykk samtidig som saksbehandlingen går raskere (tror jeg :-) enn i et vanlig møterom. Bare tenk på hvor udemokratisk et vanlig møterom er! De som sitter lengst unna lerretet må anstrenge seg for å se hva som blir presentert og behandlet, og må ofte heve stemmen skikkelig for å nå fram. Med Lync har enhver og især lik tilgang, og ser og hører like bra hva som foregår som noen annen deltaker.

NAV og tilpasning til hørselshemmede

Til slutt vil jeg sende en takk til NAV for godt samarbeide rundt tilpasning til hørselshemmede. Som den aktive leser har fått med seg, har HiST investert i en bred portefølje av lydenheter. For hørselshemmede viser det seg at både padder og hodesett kan fungere godt, avhengig av smak og behag. Streamere (mikrofon/forsterker/senderenheter) har vist seg å være en spesiell utfordring siden de ikke alltid lar seg kople direkte til f.eks. padder. Gode hodesett er et klart alternativ, både fra Plantronics og Jabra for å nevne to av de største leverandørene. Enkelte hodesett har også direktekopling til høreapparat, og kan med fordel prøves. NAV støtter slike utprøvingsprosesser, og gir anbefalinger til gode tilbake for den enkelte med hørselshemminger, og til bedrifter som har ulike telefoni- og sanntidskommunikasjonsverktøy slik som Lync.

Men heter det ikke Lync 2013 nå?

Jovisst, og Referansegruppa for prosjektet var klokkeklare i at Lync 2013 bør være på plass før semesterstart 2013. Dette kan holde hardt for HiST som har mange jern i ilden når det gjelder IKT; men hvis det lar seg gjøre (innom- eller utomhus) så er det absolutt noe vi som steller med Lync ønsker for våre brukeres del, siden støtten for håndholdte enheter blir langt bedre, med en multimediarik webklient osv.

Utrullinga av Lync er nå ferdig til alle ansatte i HiST. Mange bruker nå Lync for alt det er verdt, og ser stor nytte av skjermdeling, programdeling og samskriving, øyeblikksmeldinger (tekstmeldinger ++) og mye annet fint. For andre er Lync et telefonapparat med nogo attåt.

Fungerer Lync hos deg?

Først og fremst må prosjektet sikre at alle faktisk har mulighet for å bruke Lync. Enkelte medarbeidere kommer tilbake etter permisjoner og liknende, mens andre venter på supplerende lyd utstyr til paddene; dvs. telefonrør eller hodesett. Prosjektet gjør siste opprydding for å sikre at alle har mulighet for å bruke Lync, og trenger ønsker og tilbakemeldinger for å sette kronen på verket. Trenger du f.eks. opplæring? Si  straks ifra hvis du har et støttebehov :-).

Lync 2013

Aller sist  vil prosjektet avslutte med å beskrive nødvendig arbeid for å oppgradere Lync 2010 til Lync 2013. Sistnevnte løfter brukeropplevelsen ytterligere noen hakk, og gir mulighet for å benytte Lync fra weblesere, mobiltelfoner og pad’er.

Gamle telefonapparat hentes inn nå

Aastra/Ericsson-telefonapparatene hentes inn på de ulike studiestedene, og skal være fjernet før 1. mars.

Mer info om bruken av Lync

Mer info om Lync-systemet finner du på de utmerkede hjelpesidene som ligger her:

http://hist.no/lynchjelp/

Får vikarer, timelærere osv. Lync?

Ja. De kan ringe internt i HiST og til andre Lync-brukere. For å kunne få eget telefonnummer i Lync og ringe til vanlige telefoner  må imidlertid de eksternt tilknyttet (vikarer, innleide forelesere m.v.) søke gjennom sin faglige leder om å få et HiST-telefonnummer. Dette er både ut fra begrenset antall telefonnumre, og ut fra lisensieringsbegrensninger på Lync-systemet.

Ingen emneord

Den mest effektive læringa skjer ikke nødvendigvis gjennom 2 x 45 minutter av lærermonolog. For lærere som ønsker å gjøre undervisninga mer variert, kan bruk av egenproduserte småvideoer være et fint virkemiddel. Lyd- og bildefiler kan brukes på mange ulike måter – humoristiske avbrekk i en tung teoripresentasjon eller veiledningsvideoer hvor læreren løser praktiske problem. Kanskje kan studentproduksjoner av småvideo være obligatoriske arbeidskrav?

HiST er en samarbeidspartner i prosjektet “Snarfilm“, som Norgesuniversitetet valgte til månedens prosjekt i november. Prosjektgruppa for snarfilm har jobbet fram ei god nettside med tips og gode eksempler fra undervisningsopplegg. Også i ISIHiST ønsker vi å sette fokus på produksjon og bruk av korte videoer i undervisning. I prosjektet Undervisningspiloter er en ny pilot kalt “Småvideoer” nå i planleggingsfasen. Vi ønsker å legge til rette for at enda flere skal komme i gang med småvideoer. Vi ønsker også å sette fokus på balansegangen mellom tilgjengeliggjøring/deling og etiske sider som opphavsrettigheter/personvern.

Hva er din mening?

  • Har du muligheter for lyd- og bildeopptak via din smartmobil?
  • Tror du slike “hjemmelagede” faglige videoer er nyttige?
  • Hvordan kunne du brukt småvideoer i din undervisningshverdag?

· · ·

Heia.  Jeg heter Signe Marie Søraunet og har begynt som prosjektleder for dette prosjektet.

Akkurat nå holder jeg på å se på hva som finnes regler/bestemmelser/vedtak/utredninger i HiST ift rom- og timeplanlegging og vi foretar også en interessentanalyse, dvs ser på hvem som har interesse/blir berørt av et slikt prosjekt.

Det blir en spennende tid fremover, og har du innspill/kommentarer så ta kontakt.

Ingen emneord

des/12

14

Outlook delt kalender

Ressursgruppen organiserte kurs i Outlook på TØH og AHS i november. Kurset la spesielt vekt på bruk av kalender i Outlook, rimeligvis, siden det er HIST-policy at alle ansatte skal bruke denne. Det var noen spørsmål som gikk igjen på begge kursene:

  • Hva betyr det å ha åpen kalender, er det det samme som delt kalender?
  • Hvordan kan jeg bruke kalenderen for private avtaler og gjøremål også, men uten at andre ser hva avtalen gjelder?

Åpen og delt kalender: Alle HIST-ansatte “finner” hverandres kalendere, men hver enkelt styrer hvilke tilgangsrettigheter andre skal få til sin kalender. I Outlook bestemmer man dette med funksjonen”Kalendertillatelser”.

Private avtaler: Mange bruker jo Outlook kalender som sin “7.de sans” og kopler kalenderen til mobiltelefonen og andre smarte dingser. Dermed kan også private gjøremål registreres. Men man vil unngå “informasjonsoverbelastning” for sine kollegaer. I Outlook er det en funksjon vi kaller “hengelås” for å skjule innhold i private avtaler og gjøremål. Andre vil da kunne se at du er opptatt men men kan ikke lese noe mer informasjon.

Dette er en kort videosnutt som viser hvordan man bestemmer delingsgrad i kalender og hvordan man markerer avtaler som privat.

· ·

I høst har prosjektet gjort en kartlegging av nåsituasjonen og hentet inn ideer for fremtiden. Arbeidet har vært basert på dialog med noen utvalgte brukere av AV-utstyr på fagavdelingene samt samtale med diverse driftspersonell. Alle disse data samles nå i en oppsummering som skal danne grunnlag for prosessen videre med å utforme forslag til:

  1. Teknisk plattform for fremtidens AV-utstyr på HiST.
  2. Hvordan utstyret skal forvaltes. Heri ligger: Eierskap, drift, vedlikehold og brukerstøtte.

Prosjektet starter nå fase 2. Dette er utforming av målsituasjon og prosjektforslaget. Til dette arbeidet er det valgt en representant fra hver fagavdeling samt representanter fra IKT og Bygningsdrift. Denne prosjektgruppen skal delta i arbeidet med å utforme løsningsforslag. Prosjektforslaget skal være ferdig og legges fram for styringsgruppen for IKT-strategi i HiST tidlig i januar.
Har du spørsmål eller konstruktive tanker/ideer om dette tema, kontakt med prosjektleder.

Ingen emneord

Eldre innlegg >>

Utseende basert på jQ av devolux.nh2.me